Cómo filtrar qué elementos descarga Outlook desde Exchange



Si tiene un espacio limitado en el disco o una conexión a Internet lenta, es posible que desee limitar las descargas de Outlook. Te hemos mostrado cómo controlar los elementos que descarga Outlook según las edades de los elementos, pero eso no es muy flexible. También solo funciona en correos electrónicos en su buzón (y, para Outlook 2016 y versiones posteriores, buzones delegados), por lo que si tiene acceso a carpetas públicas o compartidas, o tiene muchos eventos y tareas de calendario, necesita otra opción. Un paso adelante sincronización de carpetas , que le permite filtrar las cosas que Outlook descarga carpeta por carpeta.

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Nota: La sincronización de carpetas funciona con todas las versiones compatibles del cliente de Outlook cuando está conectado a un servidor Microsoft Exchange, incluido Hotmail o Outlook.com. Si se conecta a otro servicio, como Gmail o un servidor de correo personal, puede configurar estas opciones, pero Outlook puede ignorarlas.

Puede acceder a las opciones de sincronización de una carpeta haciendo clic en Carpeta> Propiedades de carpeta.



También puede hacer clic con el botón derecho en la carpeta en el panel de navegación y luego hacer clic en el comando Propiedades.



En la ventana de propiedades de la carpeta, cambie a la pestaña Sincronización.

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La buena noticia es que solo hay una cosa que hacer en esta pestaña: crear su filtro. Haga clic en el botón Filtro para abrir la ventana Filtro y comenzar.

La ventana Filtro le permite elegir la condición (o condiciones) que debe cumplir un mensaje para que Outlook lo descargue en esta carpeta. Cualquier correo electrónico que no cumpla con estas condiciones todavía existe en el servidor, y puede acceder a esos correos electrónicos a través de la aplicación web de Outlook o Outlook en línea.

Cada carpeta puede tener diferentes filtros de sincronización, por lo que si crea un filtro en su bandeja de entrada, eso no afectará a ninguna otra carpeta. Debe crear un filtro separado para cada carpeta, por lo que solo tiene sentido usarlo en carpetas con muchos elementos.

En este momento, mi bandeja de entrada está llena de correos electrónicos en los que he recibido CC en cosas que no son tan importantes, así que vamos a crear un filtro que solo sincronice el correo que se me envíe y donde yo sea la única persona en el Para línea.

Para hacer esto, agregue un nombre al cuadro Enviado a, habilite la casilla de verificación Dónde estoy y luego seleccione la única persona en la línea Para del menú desplegable a la derecha.

Haga clic en el botón Aceptar y aparecerá un mensaje de advertencia.

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Este mensaje significa que todos los correos electrónicos que coincidan con su filtro se descargarán en la carpeta y los correos electrónicos que no coincidan con su filtro se eliminarán de la carpeta local. Los correos electrónicos que no coincidan no se eliminarán; seguirán estando disponibles en la aplicación web de Outlook y, si cambia o elimina el filtro, Outlook puede descargarlos nuevamente.

Haga clic en Aceptar en el mensaje y luego en Aceptar en la ventana de propiedades. Reinicie Outlook y el filtro debería aplicarse de inmediato, aunque en carpetas con miles de correos electrónicos puede llevar algún tiempo volver a sincronizarse. Una vez que su filtro de correo se haya sincronizado, puede

Esta herramienta de sincronización es excelente para los buzones de correo compartidos en los que solo desea ver los correos electrónicos que se le envían a usted oa su equipo. También puede usarlo para dejar de mostrar correos electrónicos o eventos de calendario que son anteriores a una cierta edad, filtrar archivos adjuntos grandes, dejar de sincronizar correos electrónicos de direcciones particulares y mucho más. Los criterios de filtrado son muchos y variados, por lo que si desea filtrar correos electrónicos particulares, debería poder encontrar una combinación de criterios de filtrado que le permita hacerlo.

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Rob Woodgate es un escritor y consultor de TI con casi 20 años de experiencia en los sectores público y privado. También trabajó como capacitador, persona de soporte técnico, gerente de entrega, administrador del sistema y en otros roles que involucran hacer que las personas y la tecnología trabajen juntas.
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